【ラブアン法人】一度発行した請求書を削除するには Credit Note が必要です。

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こんにちは。
KSG Holdings Ltd.の司法書士 熊木です。

ラブアン法人も
2019年度から会計監査が始まりますので
一点気をつけていただきたい事項としまして、

いったん発行した請求書を取り消すには
請求相手方に対する「Credit Note(クレジット・ノート)」という書類を発行しなければならない

という点があります。

請求書をエクセル等で作成している場合は自分で請求書番号を自由に割り振ることができるのでこの点は問題になりにくいですが、
会計ソフトを使用して請求書を発行している場合、
削除した請求書にも請求書番号がすでに割り当ており、削除した請求書の請求書番号を無かったことにはできませんので
会計監査や税務調査の際に削除した請求書の存在が明らかになりますし、
その場合、会計上・税務上、単に請求書を削除しただけでは、売上からその請求書分の売上額を控除することは認められません。

上記のとおり、
正式にその請求をキャンセルするためには、
請求書の相手方宛のCredit Noteという書類を作成する必要があります。

 

私も会計の専門家ではありませんので
正確な説明ではないかもしれませんが、
Credit Noteとは、
Credit(貸方)のNote(通知)。
相手方に対して、
会計上の貸方(credit)にこのような金額を記録しました
という通知をする内容の書類です。

貸方には、

負債の増加
資本の増加
収益の発生、
資産の減少、
費用・損失の減少、

などが記録されます。

請求書をキャンセルする場面では、
相手方に対するマイナス金額(負債)のCredit Noteを発行し、
請求額と相殺して、会計上の売掛残高をゼロにする
というイメージです。

Credit Noteを発行する機能がはじめから備わっている会計ソフトであれば、その機能を使って作成していただければよいですし、
Credit Noteを発行する機能がない会計ソフトの場合(私が紹介している無料のオンライン会計ソフトにはその機能がありません)、
ご自身でCredit Noteを作成していただく必要があります。

Credit Noteの様式は、
ネットで「credit note sample」などと検索していただければ、テンプレートや解説ページがヒットしますので
たとえば、下記のようなページをご参照いただくとよろしいかと思います。

Credit Memo/Cancel Invoice
https://zistemo.com/knowledge-base/content/credit-memo/

 
基本的には、Invoiceに入力している内容のタイトルや文言を一部修正するかたちでOKですので、
削除した当該InvoiceのPDFをワード形式等に変更し、そのタイトルをInvoiceからCredit Noteに変えたり、Invoice Issued DateをCredit Note Dateに変更したり、
金額をそれぞれマイナスにする、等々をされると手間が少なくて済みます。

 

それではまた。

2019年5月22日

司法書士 熊木 雄介
Email: info@office-kumaki.name

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