チャットよりもEメールを使う理由。

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こんにちは。
KSG Holdings Ltd.の司法書士 熊木です。

今日は熊木の仕事のスタイルのご紹介も兼ねて、私の仕事の主戦場であるEメールについて書きます。

 

今でもEメールを使う理由

完全に時代に逆行していますが、クライアント様とのやり取りには99%Eメールを使っています。
LINE、Slack、Messenger、WhatsApp等のチャット系サービスを使うことはほぼないです。
電話をすることもかかってくることもほぼありません。

メールよりもチャットでのやり取りを希望される方も多い昨今、
そして、Eメールのやり取りが日本人の生産性を下げている大きな原因であるとも言われる昨今、
そんな社会の風潮においてEメールでのやり取りにこだわるにはもちろん理由があります。

理由1)そもそも、チャットで簡単にささっと回答できるようなことでもないことが多い

ご相談いただく方の認識からすると、「チャットでササッと聞いてササッと回答をもらいたい」という程度に見えるご質問であるとしても
私の経験上、簡単に一言二言で回答できるようなご質問はほとんどなく、
ご質問の周辺の論点等もしっかりとお伝えし、ご理解頂いておくべきものであることが多いのです。

比較として、日本国内の法務等に関するご質問事項であれば、クライアント様ご自身においても日本語で色々と調査をして知識を持たれていることが多いので、
私からあまり多くを語る必要はないと感じることも多いのですが、
マレーシアでの法人設立や維持においては、クライアント様ご自身が言葉の問題等からご自身で調査・理解できていないと思われる場面も多く、
また、途上国ならではの曖昧な部分・不確定要因・ルールの急な変更の可能性などもありますので、
たとえば「〇〇に関しては、Aで良いですか?」と一見簡単に見えるようなことをご質問いただいた場合でも、
こちらとしては、
「はい、基本的にはAで良いです。ただ、もしその前提条件に□□がある場合には、Bをご選択いただいた方がよいですし、
マレーシアではその点は~~という経緯から法律的にグレーなまま放置されているので、その経緯からすると、~~とも考えられます。
何を優先されるかにもよりますが、~~を優先されるなら選択肢Aを、~~を選択されるなら選択肢Bを取られた方がよいです」
というあたりまでは時間が許す限り回答しておきたいと考えておりまして、チャットで回答するにはそぐわないことが多いです。

 

理由2)過去のやりとりの検索がメールの方が効率的

同時に200社以上のクライアント様に関する用件が飛び交い、新規のお問い合わせも受けつつ、という状況ですので、
残念ながら、私の頭だけでは各クライアント様との過去のやり取り(法人設立時にどのような打ち合わせをしたか、昨年度の決算の際にはどのようなことをおっしゃっていたか等)
を覚えきることができません。

したがいまして、
既存クライアント様から何かご相談が入った際には、過去のやり取りもできる限りメールボックス上で振り返り、
過去にどのような経緯があったかを確認したうえで、その延長線上でご回答を差し上げるようにしております。

この点、チャット系のサービスにも過去のメッセージの検索機能はついているのですが、
Eメールの検索機能に比べると貧弱で、また、過去の履歴がスマホを変更した際にご操作によって消えてしまうリスクもある等、
様々な面でメールでの管理に比べて劣ります。
過去にチャット上で送ったデータが、後日ダウンロードできなくなるということもWhatApp等では発生する点も不便な点です。

 

理由3)マレーシアの会計事務所等とのやり取りも重要なことは今もメール

マレーシアの会計事務所、ラブアン信託会社、銀行等も、重要なことや長くなることについてはEメールが使われていますので、
クライアント様とのやり取りをEメールに一本化することで、マレーシア現地専門家との情報の共有もメールのプラットフォーム上でスムーズに行うことができ、
結果、クライアント様へのレスポンスも早くなる、と実感しています。

理由4)コミュニケーション手段がバラけると返信漏れなどが生じる

上記の通り、かなりの数のクライアント様からお問い合わせが飛び交っている状況ですので、
このクライアント様はメールで、この方はWhatsAppで、この方はSlackでというふうにバラけてしまいますと
返信が漏れてしまう可能性があります。

これを避けるため、
Eメールに一本化させていただき、急ぎの案件は別ですが、頂戴した順にご返信させていただいております。

なお、私のメールの管理術としては、

1)基本的には受け取った順に次々と返信していく

2)検討が必要なものや、返信にかなり時間がかかりそうなものはメール受信の旨のみひとまず返信した後、
未読に戻して受信箱に残しておき、後から、まとまった時間ができたときに改めて返信していく、

3)メールは基本的にスレッド表示に設定しており、当該用件に関する過去のやり取りをそのスレッド内ですぐに確認できるようにしておく、

4)返信が終わったものでも、まだ当該用件についてやり取りが発生しそうな案件のスレッドは受信箱に残す。
解決した要件については、アーカイブし、受信箱に表示されないようにする

5)できる限り1週間に一回程度は、受信箱の中のすべてのスレッドにざっと目を通し、返信漏れがないか、返信したけれど相手方からの返信が止まっているものはないかをチェックする

というようなことを行い、なるべく返信に漏れが生じないようにしています(それでも出張や面談が重なった際には漏れがでてしまうことがあり、すみません)。

一度読んだけれど後から返信が必要なものを「未読」に戻したりして、返信漏れ防止をできる点もメールが気に入っている点です。簡単なプログラミング言語であるGoogle Apps Scriptを使うことで、色々なことを自動化して効率化できる点も最高です。

 

なお、メールに一本化する理由として「返信漏れが生じないように」というのは、もはやこちら側の事情ではあり顧客目線ではないようにお感じになる方もいるかと思いますが、
結果として、返信漏れのリスクを下げ、結果、返信も早くなっている、という点で、
弊社や私のリソースとしては最善策であり、最終的にはクライアント様の利益にはなっているかと思います。

 

Eメールのデメリットと言われている点について

チャットに比べてEメールの不便な点は、一般的には、リアルタイム性にかけるのでレスポンスの遅さや、形式的な文章が必要であることが言われています。
これらの点に関しては、たしかにEメールにはチャットのようなリアルタイムでのやり取りにはあまり向いていませんが、
そもそも上記のとおり、ほとんどの場合、リアルタイムでササッとお答えして解決できる問題が少ないということと、
こちらからの回答の質という観点からしても、チャットのようなやや切迫感のある状態で返答するよりも
お互いにあまり即レスは期待せず、じっくりと考えたうえで返信するというスタイルのEメールの方が、総合的に考えると良い結果になることが多いと感じます。

また、Eメールの非効率な点と言われている形式的な文章についても、
巷で言われているほど、それらが生産性を下げる要因になるとも考えられず、
やろうと思えば、一文字打てばそれを定型文に自動変換されるように設定することも簡単ですので
定型文が生産性を下げる要因になるというほどではありません。

むしろ、チャットのメリットと言われるレスポンスの速さはお互いに速いレスポンスへのプレッシャーを生み(私はすごく感じるタイプ)、
目の前にある取り組むべきことへの集中が削がれる原因になっているように感じます。

なお、私の場合、チャットでご連絡をいただくよりも、
Eメールでご連絡をいただいた方が結局は返信が早いことが多いです。
チャットでご連絡をいただく方の場合、そこからリアルタイムでどの程度の時間の会話が始まるかが予想できず、
どうしても目の前にあるEメールを返信して落ち着いてからチャットを返信、というかたちになっています。

 

電話について

電話もほぼ使いません。私からもかけませんし、クライアント様からかかってくることもほぼありません。
電話は一見多くのことが素早く伝わるツールのような感じがしまし、その側面もありますが、
海外での法人設立や維持のようなわりと複雑な事柄に関して言えば、
経験上、電話で話したことが正確に伝わっていないことも多く、何を話したかの記録がお互いに残らないため、
結局メールなどのテキストで補足する必要があることもあり、効率が非常に悪いです。

また、電話がかかってきてもでれないことも結構あり、
かけ直してもつながらいことも発生し、日々リズミカルに猛烈にメール返信してどんどん仕事を進めていっているスタイルからすると、
電話でのそのようなやり取りや、電波が悪かったりして同じことを何度もお聞きしたりしている時間も非常にもったいないように感じます。

なお、中には、非常にご丁寧な方で「いきなりメールを送るのは失礼」というお考えから、まずはご挨拶の電話をしていただけるパターンもあり、
そのような感覚を持ってらっしゃる方はむしろ非常に尊敬しているのですが、
私の場合、いきなりメールを頂戴することを失礼であるとはまったく感じませんので、
初めからメールをしていただける方がありがたいです。

「口頭の方がニュアンスが伝わる」という考えもありますが、
私の場合は、テキストでのやり取りの方がニュアンスも細かい点もお伝えしやすく、
むしろ口頭の場合、一見色々と伝わった気にはなるのですが
正確には伝わっていない場合が多いように感じます。

例外的に、
テキストにて一通り初めに全体像を掴んで頂いた後になかなか公式にはテキストでお話しにくい部分や
私自身に直接お会いいただくことに意味があるような場面では、
お電話やFace to Faceのご面談やスカイプでのご面談に意味があるように感じます。

 

ご依頼いただくにあたって

今回のブログでは、私の仕事のスタイルについて書いてみました。

弊社へご相談・ご依頼されるかどうかにあたり、ご検討の材料としていただけますと幸いです。

 

それではまた。

2019年11月28日

司法書士 熊木 雄介
Email: info@office-kumaki.name

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